Steg 8: Beskriv hur uppföljningen av egenkontrollen görs

För att egenkontrollen ska vara effektiv och ändamålsenlig måste egenkontrollprogrammet hållas aktuellt. Ni behöver till exempel anpassa och utveckla egenkontrollprogrammet

• om ni upptäcker att det finns brister i befintliga rutiner, 
• om ni anställer eller hyr in personal som har kompetenser som ni inte tidigare redovisat och som stämmer med verksamhetstyper som ni tänker utföra arbeten inom
• om verksamheten förändras, till exempel genom att ni börjar utföra arbete som inte finns med i ert egenkontrollprogram.

Om ni utför elinstallationsanläggningar på annans anläggning, kontrollera också att er registrering speglar egenkontrollprogrammet och den aktuella verksamheten på rätt sätt.

Den här delen av egenkontrollprogrammet innebär egentligen två huvudsakliga moment. Ditt företag ska

1. regelbundet följa upp hur era rutiner fungerar, att företagets egenkontroll är tillräcklig och att det befintliga egenkontrollprogrammet fungerar och det är aktuellt, och därefter
2. genomföra de förändringar som behövs i egenkontrollprogrammet utifrån vad uppföljningen visat.

Hur ofta ni gör uppföljningar måste avgöras utifrån era behov. Företag med omfattande verksamhet behöver göra uppföljningar oftare än
företag med mer begränsad verksamhet. Men oavsett vilken verksamhet ni bedriver ska ni se över egenkontrollprogrammet minst en gång per år. Det gör ni lämpligen genom att presentera uppföljningen för ledningen om ni har ett större företag.

Kraven på uppföljning av egenkontroll och egenkontrollprogram hittar du i 3 kap. 12-13 §§ ELSÄK-FS 2017:3.

Följande checklista kan vara användbar för att diskutera hur egenkontrollprogrammet ska hanteras och följas upp!

Har ni koll på vem som gör vad?

Innan ni påbörjar arbetet måste ni se till att alla känner till vem som gör vad och vem som får fatta de beslut som behövs.

• Ta reda på och informera om vem eller vilka i organisationen som har rätt att besluta om fastställande av egenkontrollprogrammet. Det kan vara styrelsen, VD, ledningsgrupp, linjechef eller Elinstallatören för regelefterlevnad.

Beskriv i ert egenkontrollprogram hur ni följer upp och uppdaterar egenkontrollen och egenkontrollprogrammet

• Beskrivningen bör innehålla hur ofta detta görs och på vilket sätt, samt vem som ansvarar över detta.

Hur ska företagsledningen hålla sig uppdaterad?

• Stäm av mellan företagsledningen och Elinstallatören för regelefterlevnad hur ofta ledningen ska informeras om det fortlöpande arbetet. 
• Bestäm i förväg ett givet tillfälle årligen där ni går igenom och beslutar om egenkontrollprogrammet.
  • Hur ska ni upprätta beslutsunderlag för den årliga genomgången, vem eller vilka ska upprätta det samt när ska det finnas tillgängligt?

Era rutiner ska löpande fånga upp förändringar som påverkar egenkontrollen och egenkontrollprogrammet

Ert företag ska ha rutiner som fortlöpande fångar upp behovet av förändringar i er egenkontroll. Exempel på sådant kan vara att:

• Ta fram rutiner för hur medarbetare kan informera Elinstallatören för regelefterlevnad när
  • nya typer av elinstallationsarbeten ska utföras
  • ändringar i rutiner behövs
  • man misstänker systematiska brister i utförandet.
• Ta fram verktyg för hur medarbetare kan rapportera brister eller komma med förbättringsförslag, till exempel en särskild e-postadress, ett webbverktyg eller en förslagslåda.
• Följa upp de fel som upptäcks vid kontroller av utfört arbete, till exempel genom att spara dokumentation av kontrollen när brister upptäckts och åtgärdats. Tänk på att uppdatera rutinerna och egenkontrollprogrammet vid behov, för att inte liknande tillbud ska uppstå i framtiden.
• Uppdatera berörda delar av egenkontrollprogrammet vid personalförändringar. Det kan exempelvis vara om ditt företag ska ta emot praktikanter eller hyr in personal och ni tidigare inte har ett egenkontrollprogram som omfattar dessa.

Kravet på att årligen göra en översyn av egenkontrollprogrammet ska ses som något som görs utöver det löpande arbetet med uppföljning och uppdatering

• En årlig översyn kan exempelvis innehålla
  • en generell översyn av egenkontrollprogrammets olika delar, exempelvis om kontrollen av utfört arbete fungerar tillfredsställande.
  • en plan för kompetensutveckling av medarbetare
  • en genomgång av eventuella förändringar i föreskrifter och standarder
  • genom/planering av större organisationsförändringar, exempelvis att företag utökar verksamheten på fler orter och/eller behöver fler elinstallatörer för regelefterlevnad.